Kaip atlikti biuro reikmenų inventorizaciją
Labiausiai tikėtina, kad jūsų įmonė išlaiko biuro reikmenų pasirinkimą darbuotojams, o tai reiškia, kad reikia nuolat atnaujinti sąrašą, įsigytą ir panaudotą per tam tikrą ataskaitinį laikotarpį. Tikslus inventorius tarnauja dviem tikslams: jis padeda užtikrinti, kad jūsų verslas nebetektų reikiamų biuro reikmenų, ir tai leidžia tinkamai apskaityti biuro prekių pirkimus kaip turtą ar įsipareigojimus pagal kaupimo principu pagrįstą apskaitos sistemą.
Tikslus inventorius
1 žingsnis: Paruoškite inventoriaus žurnalą
Apsilankykite savo įmonės tiekimo spintoje su inventoriaus žurnalo lapu, kad galėtumėte užregistruoti šiuo metu turimus produktus. Jei jūsų įmonė pageidauja išlaikyti biurų atsargų apskaitos įrašus skaičiuoklėje arba tekstų apdorojimo lentelėje, atneškite nešiojamąjį kompiuterį arba planšetinį kompiuterį, kad pagreitintų duomenų įvedimo procesą.
2 veiksmas: grupuokite tiekimus pagal tipą arba vietą
Atskirkite atsargas į susijusias grupes, tokias kaip rašymo įrankiai, kopijavimo popierius, nešiojamieji kompiuteriai, staliniai daiktai ir padavimo reikmenys. Prekių atskyrimas, remiantis jų produktų numeriais arba UPC kodais, taip pat yra galimybė, jei jūsų įmonė palaiko kelis biuro tiekimo talpyklos. Didesnė įmonė, kuri naudojasi įvairiais departamentais, gali pageidauti išsamesnio požiūrio į tiekimo valdymą, tačiau daugumai mažų įmonių pakanka bendrų kategorijų.
3 veiksmas: atlikite elementų skaičių
Įrašykite elemento kategoriją arba prekės numerį savo inventoriaus žurnale. Įrašykite šiuo metu esamų vienetų skaičių gretimame stulpelyje.
4 žingsnis: nustatykite pertvarkymo lygius
Nustatykite kiekvieno elemento pertvarkymo lygį, įvertindami, kaip greitai jūsų įmonė sunaudoja produktą ir kaip greitai jį galima pakeisti. Pvz., Jei jūsų įmonė per savaitę sunaudoja tris kopijų popieriaus dėžutes ir per vieną savaitę, kol iš jūsų tiekėjo gausite naują kopijavimo popieriaus siuntą, tada jūsų pertvarkymas turėtų įvykti, kai kopijavimo popieriaus atsargos sumažės iki keturių iki šešių dėžių. Pakartotinis tiekimas, kol jūsų inventorius pasiekia kritiškai žemą lygį, suteikia laiko pagalvėlę, jei padidėja popieriaus sunaudojimas arba atsiranda vėlavimas. Pridėkite įrašą prie savo žurnalo, kuriame nurodomas kiekvieno elemento pertvarkymo lygis.
5 veiksmas: įrašų pirkimo pirkimai
Įrašykite naujus biuro prekių pirkimus.
Atsargų apskaita
1 veiksmas: atnaujinkite įmonės „Ledger“
Įrašykite bendrąją biuro prekių pirkimo vertę savo įmonės knygoje kaip turtą. Kai prekės dar nėra naudojamos, jos laikomos turtu, o ne sąnaudomis pagal kaupimo principu pagrįstą apskaitos sistemą. Jei savo turinio stulpelyje jau turite įrašą apie biuro reikmenis, įtraukite naujų pirkimų kainą į esamą sumą.
2 veiksmas: atlikite periodinius inventoriaus patikrinimus
Apskaitos laikotarpio pabaigoje apsilankykite įmonės tiekimo spintoje ir atlikite inventoriaus patikrinimą. Palyginkite bendrus šiuo metu turimus vienetus kiekvienam elemento numeriui arba kategorijai su visais įrašais, įrašytais į inventoriaus žurnalą.
3 veiksmas: atnaujinkite inventoriaus žurnalą
Įveskite kiekvieną bendrą žurnalo elemento ar kategorijos sumą.
4 žingsnis: Apskaičiuokite vieneto kainą
Padauginkite vieneto kainą, sunaudotą pagal bendrą suvartojamų vienetų skaičių, kad pasiektumėte bendrą šios prekės ar kategorijos atsargų sąnaudas. Pavyzdžiui, jei rašikliai kainuoja 10 JAV dolerių už vienetą ir 12 vienetų buvo sunaudota, visos prekės atsargų išlaidos yra 120 JAV dolerių.
5 žingsnis: Apskaičiuokite visas atsargų išlaidas
Pridėkite bendrą sumą, kad gautumėte bendrą biuro tiekimo sąnaudas ataskaitiniam laikotarpiui. Bendra suma yra sukaupta biuro reikmenų, faktiškai sunaudotų jūsų įmonėje per dabartinį laikotarpį, vertė.
6 veiksmas: atnaujinkite knygas
Atimkite oficialios apskaitos laikotarpio biuro tiekimo išlaidas iš įmonės biuro tiekimo turto įrašo. Palikite žurnalo įrašą, paaiškinantį lėšų pašalinimą. Pavyzdžiui: „Biuro tiekimo išlaidų pašalinimas sausio mėn.“. Įrašykite bendrą apskaitos laikotarpio tiekimo kainą savo vadovybės atsakomybės skyriuje.
Patarimas
Nuosekliai registruodami savo biuro prekių pirkimus ir reguliariai atnaujindami savo inventoriaus žurnalą, sumažinkite pajamų mokesčio rengimo stresą, nes nereikia atsiskaityti už metų atsargų pirkimo ir naudojimo patikslinimus. Vietoj to reikia tik atnaujinti savo knygą, kad atspindėtų metų pabaigos sumas. Visada palaikykite pakankamai biuro reikmenų inventoriuje, kad palaikytumėte savo biurą bent vieną savaitę.
Atlikite savaitės inventoriaus patikrinimą keturias savaites ir suraskite vidutinį vienetų, sunaudotų per savaitę, skaičių kiekvienam jūsų įmonės tiekimo spintos elementui. Šie skaičiai tampa jūsų vidutiniu savaitės vartojimo ar pertvarkymo lygiu biuro reikmėms. Tvarkykite atsargas, kai jūsų sandėlyje esančių prekių skaičius artėja prie savaitinio vartojimo lygio.