Kaip sekti „Petty Cash“

Smulkių pinigų stebėjimas yra svarbus smulkiojo verslo finansų valdymo aspektas. Jei to nepadarysite, gali būti neteisingas arba neišsamus jūsų įmonės finansinės padėties vaizdas. Tai taip pat gali sukelti klaidingą apskaitą, nedidelę ar švaistomą išlaidas, arba nesąžiningų darbuotojų praradimą ar vagystę. Užkirsti kelią šiems klausimams laikydamiesi griežtesnės kontrolės, kaip jūsų smulkusis verslas naudoja smulkius pinigus, ir kas turi prieigą prie jo.

1.

Rašykite smulkų pinigų politiką savo smulkiajam verslui. Jūsų politika turi aiškiai apibrėžti, kas yra ir nėra priimtinas pinigų fondo naudojimas; idealiai tokie naudojimo būdai apsiriboja verslo išlaidomis. Antspaudai retkarčiais siunčiant laiškus arba valymo reikmenys tualetui yra tipinės nedidelio verslo išlaidos, padengtos smulkiais pinigais. Pinigai neturėtų būti naudojami darbuotojų asmeninėms išlaidoms. Jūsų politika gali apimti smulkių grynųjų pinigų išėmimo sumų ribą, reikalavimą gauti iš smulkių grynųjų pinigų įsigytų daiktų ir darbuotojų, kuriems leidžiama patvirtinti ir išmokėti išmokas, sąrašą. Užtikrinkite, kad visi darbuotojai būtų susipažinę su maža pinigų politika.

2.

Nustatykite nustatytą pinigų sumą, kuri bus naudojama mažiems grynųjų pinigų panaudojimams, atsižvelgiant į tipiškų mažų pinigų išlaidų tipus ir sumas.

3.

Nusipirkite užraktą grynuosius pinigus ir saugokite saugioje vietoje savo smulkiajam verslui. Apribokite darbuotojų, turinčių prieigą prie langelio, skaičių. Tai leidžia lengviau užtikrinti, kad visi sandoriai būtų užregistruoti ir sumažėtų darbuotojų vagystės galimybė.

4.

Nustatykite atsisakymo lapą arba numeruotą kupono sistemą ir saugokite juos grynaisiais pinigais. Dokumentuokite visas išmokas iš smulkių pinigų išleidimo lape, kuriame turėtų būti nurodytas darbuotojo vardas, pavardė, data, išimto grynųjų pinigų suma ir atšaukimo tikslas. Kaip alternatyvą, užpildykite kuponą su ta pačia informacija ir pateikite jį smulkiam grynųjų pinigų gavėjui. Kai pirkimas baigiamas, darbuotojas grąžina kuponą, pridėtą prie datos gavimo, kuriame nurodytas pirkimas.

5.

Nustatyti mažo pinigų fondo suderinimo tvarkaraštį. Įmonėse, kuriose dažnai atliekamos smulkios grynųjų pinigų operacijos, savaitės apžvalgos gali būti veiksmingiausios. Jei jūsų smulkiajam verslui nereikia įsigyti daug smulkių pinigų, jums gali pakakti peržiūrėti fondą kartą per mėnesį. Grynųjų pinigų suma, pridėta prie bendrų pajamų, visada turėtų būti lygi standartinei pradinei sumai. Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų bazinė suma yra $ 300 ir 134 JAV doleriai buvo išmokėti už įvairias išlaidas. Grynaisiais pinigais liko grynaisiais pinigais 166 doleriai ir 134 JAV dolerių vertės įplaukos. Jei yra nuoseklių neatitikimų, galite pasirinkti toliau apriboti, kas turi prieigą prie smulkių pinigų. Nustatykite vieną ar du pagrindinius žmones, kurie gali naudotis smulkiais pinigais ir kurie yra atsakingi už kiekvieno išmokėjimo ar pirkimo dokumentavimą.

Reikalingi dalykai

• Užrakinti grynuosius pinigus
• Atsisakymo lapai arba numeruoti kuponai
• Apskaitos programinė įranga (neprivaloma)

Patarimas

• Periodiškai įrašykite smulkias pinigų išlaidas į apskaitos programinę įrangą. Tokios programos paprastai leidžia grupuoti išlaidas į kategorijas, priskirti jas konkrečioms išlaidų eilutėms ir nustatyti galimas problemines sritis. Jums gali tekti keisti kas mėnesį turimų smulkių pinigų sumą, arba galite pastebėti modelius, kurie nustato fiksuotas išlaidas, kurios būtų geriau tvarkomos kitomis priemonėmis, nei naudojant nedidelius pinigus.