Kaip valdyti ir audituoti įmonių pirkimų korteles
Apskritai pripažintas apskaitos principas Nr. 1 nedraudžia smulkiojo verslo savininkams apsunkinti asmeninių ir verslo lėšų. Įmonių pirkimų kortelės, kurios smulkiajam verslui dažniau yra verslo kreditinė kortelė, yra sprendimas, suteikiantis naudos ne tik užtikrinant, kad verslas atitinka GAAP gaires. Griežta kredito kortelių valdymo politika ir reguliarūs bei atsitiktiniai auditai yra gyvybiškai svarbūs siekiant užtikrinti, kad viešųjų pirkimų ar kreditinių kortelių išleidimas būtų protingas verslo sprendimas.
Įgyvendinti prevencinę kontrolę
Kuo daugiau verslo kontroliuoja, ką darbuotojai gali ir negali pirkti, naudodamiesi kredito kortelėmis, tuo geriau verslas galės valdyti kredito kortelių operacijas. Pradėkite nustatydami valdiklius, kurie neleidžia darbuotojams bandyti naudoti vizitinę kortelę asmeniniam naudojimui. Dirbkite su kredito kortelių kompanija, kad neleistumėte išankstinių pinigų operacijų ir pirkimų tam tikrose įmonėse, pvz., Gėrimų parduotuvėje, drabužių parduotuvėje ar kino teatre. Nustatykite kiekvienos kortelės mėnesio išlaidų limitą, pagrįstą pagrįstais lūkesčiais, ką darbuotojai paprastai gali išleisti pagal savo vaidmenis ir pareigas. Prieš išduodant naują ar esamą darbuotojo kompanijos kredito kortelę, žr. Patikrinimą dėl išankstinio nuomos baudžiamojo patikrinimo arba apsvarstykite galimybę atlikti foninį patikrinimą.
Šviesti darbuotojus
Nustatykite aiškius lūkesčius, rašydami kreditinės kortelės politiką, ir prieš išduodami kreditines korteles, ir kasmetinį kvalifikacijos kėlimą. Kredito kortelių politika turėtų nustatyti, kas gali gauti įmonės kredito kortelę, nustatyti su kortelės naudojimu susijusias pareigas ir apibūdinti verslo politiką, susijusią su netinkamu kredito kortele. Tinkamumo gairėse, pavyzdžiui, galima teigti, kad darbuotojas, turintis kortelę, turi ją įjungti, jei darbuotojas yra įtrauktas į korekcinių veiksmų programą dėl su veikla susijusių priežasčių. Atsakomybė gali apimti pirkimo leidimą ir kredito kortelės gavimo procesą. Pateikite kiekvienam darbuotojui politikos kopiją ir pareikalauti, kad kiekvienas iš jų pasirašytų savo kortelę po pradinio arba kvalifikacijos kėlimo mokymo.
Mėnesio paskyros peržiūra
Atlikite mėnesio kredito kortelės naudojimo auditą, suderinus mėnesines kredito kortelių ataskaitas netrukus po gavimo. Patikrinkite kiekvienos kortelės likutį ir palyginkite, ar darbuotojų sąskaitos įskaitomos su kredito kortelės ataskaitoje esančiais. Konkrečiai atkreipkite dėmesį į datą ir laiką, įsigytą prekę ar elementus ir į tai, ar pirkimas buvo patvirtintas. Suderinus kiekvieną atskirą paskyrą, sukurkite mėnesinę ataskaitą, kurioje nurodomos išlaidų tendencijos, sumos, išleistos pagal prekybininką, ir bet kokios raudonos vėliavos, kurios gali rodyti bandymą sukčiauti kredito kortele.
Tyrimo auditas
Ištirti bet kokį neįprastą, didelės dolerio vertę ar neteisėtus sandorius, kurie buvo atskleisti mėnesio sąskaitos audito metu, atlikdami tyrimo auditą. Kai kuriais atvejais tai gali reikėti tik darbuotojui pateikti išsamesnį sandorio paaiškinimą arba verslo pirkimo priežastį. Kitais atvejais, pavyzdžiui, kai įtariama, kad darbuotojas pažeidžia kreditinės kortelės politiką, gali prireikti išsamesnio audito. Išsamūs audito ar sukčiavimo tyrimai prasideda nustatant, kas paprašė arba patvirtino sandorį, ir rinkti informaciją, pvz., Dabartinę pozicijos vietą. Po to apklauskite kortelės turėtojo darbuotoją, departamento prižiūrėtoją ir, jei įmanoma, pardavėją arba prekybininką, kad gautumėte daugiau informacijos apie pirkimą.