Kaip valdyti kelis projektus ir terminus darbo vietoje

Įvairių projektų ir terminų valdymas tapo nauja norma projektų vadovams darbo vietoje, iš dalies dėl įmonių išteklių apribojimų ir iš dalies dėl įmonių pastangų didinti efektyvumą. Dažnai tokios pastangos gali paskatinti projektų vadovus nuskęsti popieriaus darbus, sulaikydami svarbų laiką ir energiją.

Atsipalaiduokite, organizuokite ir nustatykite prioritetus

Koks yra pirmas dalykas, kurį turėtumėte daryti, kai susiduriate su stresine situacija, pvz., Ugnimi jūsų pastate? Būkite ramus . Kai esate padidėjusi nerimo ir streso būklė, ramiai ir susikaupę, galite aiškiai galvoti ir likti vėsioje. Todėl vienas iš svarbiausių dalykų, kuriuos galite padaryti žongliruojant įvairias veiklas ir terminus, yra giliai įkvėpti ir iš naujo kalibruoti.

Kitas žingsnis yra jūsų darbo organizavimas ir prioritetų nustatymas. Tai reikalauja, kad jūs būtumėte aktyvūs, o ne reaktyvūs, kad jūs manote, jog „didelis vaizdas“, kad sužinotumėte visus uždavinius ir terminus, už kuriuos esate atsakingas. Svarbu, kad nustatytumėte visus projektus ant stalo ir atkreiptumėte dėmesį į krizės trukmę - arba didelės paklausos, spaudimo ir rezultatų laikotarpius.

Pirmenybė teikiama projektams pagal užduotį, laiką ir krizės laiką. Pirmenybė turėtų būti teikiama projektams, turintiems ribotą terminą ir apyvartos laiką, o ilgesnius terminus turintys asmenys turėtų užimti pirmąją vietą. Įsitikinkite, kad apibrėžsite, kurios konkrečios projekto veiklos turi būti precedentinės, ir pranešti apie savo pažangą su komandos nariais, jei taikoma.

Lik susikaupęs

Kiekviena artėjanti užduotis turėtų uždirbti jūsų nedalomą dėmesį. Nors daugiafunkcinis darbas gali pasirodyti naudingas, priešinasi kitam uždaviniui, nesuteikite noro dirbti kartu su kitais projektais arba palikti užduotį nebaigtą. Tyrimai rodo, kad dėmesys ir ankstesnių projektų ar užduočių, kurias planuojate atkurti ateityje, dėmesys sutrinka ir sumažina našumą. Jei turite griežtą apyvartą ir neturite kito pasirinkimo, kaip tik daugiafunkcinis darbas, paklauskite, ar gali prisijungti komandos nariai ar kolegos. Visų pirma įsitikinkite, kad vienu metu sutelkiate savo energiją į vieną užduotį.

Naudokite projektų valdymo priemones ir išteklius

Nežinau, kur pradėti? Laimei, yra keletas projektų valdymo priemonių ir išteklių. Pavyzdžiui, projektų valdymo institutas turi šablonus, kurie padės jums sekti, o taip pat projektų planus ir kontrolinius sąrašus. Jei ieškote daugiau esminių įrankių, projektų valdymo programinė įranga, pvz., „Trello“, „Quire“, „Smartsheet“ ir „Asana“, gali padėti stebėti kelis projektus ir projekto rezultatus. Daugelis įmonių naudoja šias priemones ir padeda kitiems darbuotojams valdyti kelis projektus ir terminus.