Kaip sekti klientų aptarnavimo užklausą

Kaip smulkiojo verslo savininkas, jūsų klientai yra jūsų verslo pagrindas. Be jų sėkmė yra sunki. Kai jūsų klientai pateikia užklausą, jie tikisi, kad ją įvykdysite kuo geriau. Paslaugų užklausos pateikiamos įvairiomis formomis, pvz., Norint įsigyti materialiųjų daiktų, sudaryti sutartį dėl paslaugų teikimo arba pateikti skundą dėl savo produktų ar paslaugų. Norėdami padėti klientams teikti efektyvias paslaugas, sukurti sistemą, kuri leistų jums stebėti jų užklausas.

1.

Kiekvienam savo klientui sukurti kompiuterio kietajame diske atskirus failus. Pvz., Sukurkite aplanką savo „C“ diske ir pažymėkite „Dabartiniai paslaugų prašymai“. Šiame aplanke sukurkite failus kiekvienam savo klientui ir pažymėkite juos pagal atitinkamą kliento vardą. Padarykite kitą aplanką į „C-drive“ ir pažymėkite „Uždarojo aptarnavimo užklausas“. Sukurkite atskirus failus kiekvienam savo klientui aplanke „Uždaryti“.

2.

Sukurti paslaugų užklausos šabloną naudojant skaičiuoklę arba teksto apdorojimo programą. Įveskite „Paslaugų užklausą“ pusjuodžiu šriftu, centruotu per puslapį. Pora tarpų, esančių kairėje puslapio pusėje, apima jūsų įmonės pavadinimą, adresą, telefono numerį ir el. Pašto adresą. Įdėkite kliento duomenis į dešinę. Tai apima kliento vardą, adresą, telefono numerį ir el. Pašto adresą.

3.

Padarykite reikiamus stulpelius po antrašte ir priskirkite antraštes, susijusias su paslaugos užklausa. Pvz., Antraštės gali būti skaitomos: „Užklausos data“, „Prašymas padarytas“ ir „Aprašymas“. Sukurkite pakankamai vietos „Aprašui“ stulpui, kad išsamią informaciją būtų galima įvesti kaip reikia.

4.

Nubrėžkite langelį „Komentarai“, esančią puslapio apačioje, į kairę. Skiltyje „Komentarai“ nurodykite papildomą informaciją apie užklausą, pvz., Kaip ji bus valdoma ir numatoma laiko juosta. Apatiniame dešiniajame puslapio kampe pieškite eilutę ir įveskite jį pagal „Asmeniškai priimtą“ asmenį, kuris priima užklausą užrašykite jo pavadinimą. Po ta linija parašykite kitą eilutę ir įveskite „Užbaigta data“.

5.

Išsaugokite užklausą aplanke „Dabartinės paslaugos prašymai“, esantį atitinkamo failo pavadinimu. Kai užklausa bus tvarkoma, susisiekite su klientu, kad sužinotumėte, ar ji yra patenkinta. Jei taip, įveskite užsakymo datą ir išsaugokite dokumentą atitinkamame faile esančiame aplanke „Uždaros paslaugos prašymai“. Norėdami sukurti atsargines kopijas ir padidinti savo rinkmenų sistemos patikimumą, sukurkite du spausdintinius aplankus, po vieną „Dabartinių paslaugų užklausoms“, o kitą „Uždaryti paslaugos užklausas“. Kiekvieną popieriaus dokumentą surinkite abėcėlės tvarka atitinkamame aplanke.

Patarimai

• Atnaujinkite paslaugos užklausą, kad būtų rodomi visi kliento kontaktai prieš jį užbaigiant.
• Padarykite užklausą kiek įmanoma išsamesnį, kad galėtumėte lengvai išsiaiškinti problemą ir išspręsti šią problemą. Tai taip pat naudinga sprendžiant klientų ginčus. Tinkamų pastabų naudojimas padeda išvalyti nesusipratimus ir užkirsti kelią netinkamam ryšiui.
• Jei turite didelę klientų bazę, apsvarstykite galimybę įsigyti paslaugų užklausų valdymo programinę įrangą, kad padidintumėte paramos efektyvumą. Remiantis įvestais duomenimis, programinė įranga leidžia valdyti ir sekti užklausas, tvarkaraščius ir būseną.