Darbotvarkės svarba prieš verslo susitikimą
Kuriant ir valdant smulkųjį verslą, vadovai greičiausiai susitiks, konsultuos ir darbuotojus aptars įvairius verslo veiklos aspektus. Verslo susitikimuose priimti sprendimai gali lemti įmonės sėkmę ar nesėkmę, tačiau susitikimai dažnai yra nepagrįsti ir neproduktyvūs. Kurti ir platinti darbotvarkę, kurioje būtų apibūdintos verslo susitikime aptariamos temos, gali turėti keletą svarbių privalumų.
Susitikimo kryptis
Verslo susitikimai, kuriuose nėra darbotvarkės, greičiausiai bus mažiau linkę ir bus mažiau produktyvūs nei labiau struktūrizuoti susitikimai su iš anksto nustatytu diskusijų temų sąrašu. Susitikimai be tvirtos krypties gali užgniaužti temą. Be to, posėdžio dalyviai gali atsikratyti, jei susitinka dėl atitinkamų temų, kurios gali būti prastas precedentas būsimiems susitikimams. Jei dalyviai mano, kad susitikimai yra nesuderinti ir nedaug prisideda prie jų darbo, jie gali nuspręsti praleisti būsimus susitikimus.
Paruošimas
Kitas svarbus verslo susitikimų darbotvarkės kūrimo ir platinimo aspektas yra tai, kad jis suteikia dalyviams galimybę pasirengti susitikimui. Jei dalyviai žino, kurios konkrečios temos bus aptartos susitikime, jos gali iš anksto ištirti šias temas ir parengti atitinkamą informaciją bei klausimus, kurie konstruktyviai prisidėtų prie susitikimo. Jei dalyviai žino, kad svarbios, svarbios temos bus aptartos posėdžio metu, jos greičiau dalyvaus.
Atsiliepimas
Sukūrus verslo darbotvarkę, dalyviai gali pateikti susitikimo planuotojo atsiliepimus apie posėdžio kryptį ir prireikus padaryti darbotvarkės pakeitimus, kad būtų įtrauktos ypatingos svarbos temos. Pavyzdžiui, jei tam tikras vadybininkas nori aptarti naują metodą prekiauti produktu, jis gali būti nusivylęs, jei susitikime nebus aptariamas jo rūpestis. Susitikimo darbotvarkės pritaikymas įtraukiant temas, kurias norėtų aptarti, gali paskatinti dalyvauti.
Apsvarstymai
Verslo susitikimas gali užgniaužti temą, net jei vadovai pasirengtų darbotvarkei anksčiau. Susirinkimo vadovas turi diskutuoti apie aktualias temas ir dirbti darbotvarkėje išvardytais klausimais.