Vidaus kontrolės gairės
Stipri vidaus kontrolė yra geriausia gynyba, kurią mažoji įmonė turi apsaugodama savo fizinius ir finansinius išteklius. Vidaus kontrolės gairės, lūkesčių rinkinys ir rizikos valdymo procedūros - tai mechanizmai, naudojami kontrolei įgyvendinti ir palaikyti. Nors verslo ir specifinių verslo funkcijų tipai lemia, kokio lygio ir kokio tipo kontrolė yra tinkamiausia verslui, bet kuris smulkiojo verslo savininkas gali gauti naudos iš vidaus kontrolės geriausios praktikos gairių peržiūros.
Rizikos apibrėžimas
Vidaus kontrolė turėtų spręsti konkrečias verslo funkcijų rizikas, pvz., Susijusias su grynųjų pinigų tvarkymu, darbo užmokesčio apskaitos ar ilgalaikio turto valdymu. Pavyzdžiui, dvi grynųjų pinigų tvarkymo bendros rizikos yra neteisingai įrašomos grynųjų pinigų įplaukos ir prarasti ar pavogti grynieji pinigai, o darbo užmokesčiui būdingos rizikos susijusios su fiktyvių darbuotojų kūrimu, permokomis ir suteikimu, bet neįvykdant atostogų ar atostogų. Kiekvienos svarbiausios verslo funkcijos nustatymas ir rizika, su kuria susiduriama, yra pirmasis žingsnis kuriant tinkamą vidaus kontrolę.
Bendrosios gairės
Vidaus kontrolė pasiekiama tinkamai leidus, atskiriant pareigas, dokumentacijos ir įrašų reikalavimus ir atsitiktinius bei reguliariai planuojamus vidaus auditus. Taikyti šiuos tikslus konkrečiai rizikai, nustatytai kiekvienoje verslo funkcijoje. Pavyzdžiui, sumažinkite prarastų ar pavogtų grynųjų pinigų riziką, atskiriant grynųjų pinigų gavimo ir grynųjų pinigų suderinimo pareigas, reikalaujant tinkamo dokumentavimo, kartu su vadovo ar valdytojo leidimu atlikti pinigų grąžinimą ir periodiškai registruoti registraciją per pamainą. Su darbo užmokesčio funkcijomis atskirkite darbo užmokesčio duomenų įvedimo ir patikrinimo apdorojimo užduotis. Nuskaitymo laiko kortelės informacija kartu su bet kokiais laiko prašymais, į kiekvieno darbuotojo įrašą ir reikalaujama, kad prieš pradedant darbo užmokesčio patikrinimus būtų spausdinami valdymo įgaliojimai.
Specifinės funkcijos
Tam tikroms verslo funkcijoms reikalingos specialios kontrolės priemonės, susijusios su rizika, kuri nėra akivaizdi kiekvienoje funkcijoje. Pvz., Funkcijai būdingi grynųjų pinigų kontrolė gali apimti iš anksto sunumeruotų kvitus ir banko indėlių lapelius. Taip pat gali būti atsižvelgiama į politiką, nurodančią banko indėlių dažnumą, pvz., Kasdien, kai indėlis yra didesnis nei 500 JAV dolerių arba per dieną, nepriklausomai nuo sumos. Gautinos ir mokėtinos sąskaitos gali pareikalauti mėnesio ataskaitos. Ilgalaikis turtas, pvz., Baldai, kompiuteriai ir biuro įranga, gali būti pažymėtas, o vieta pažymėta ir pridėta prie ilgalaikio turto atsargų sąrašo.
Vidaus audito kontrolė
Nors smulkiajam verslui gali nebūti metinio išorės audito reikalavimo, išsamus pusmetinis arba metinis vidaus auditas yra geriausios praktikos gairė. Vidaus auditas atlieka keletą svarbių funkcijų. Vidaus audito grupė, dažnai sudaryta iš įmonės savininko ar skyriaus vadovo ir neutralios šalies, gali nustatyti, ar ir kaip gerai darbuotojai laikosi vidaus kontrolės procedūrų, bet taip pat nustato sritis, kuriose kontrolę reikia stiprinti keičiant arba didinant kontrolę. kontrolinių skaičių. Svarbiausia funkcija yra atskleisti sukčiavimo, atliekų ar piktnaudžiavimo verslo ištekliais atvejus.