Efektyvių verslo pranešimų privalumų ir trūkumų sąrašas
Organizacijose, skatinančiose komandinį darbą ir dalyvaujantį valdymą, bendravimas yra labai svarbus kuriant pasitikėjimą, skatinant supratimą, motyvuojant kitus ir skatinant bendradarbiavimą, reikalingą verslo tikslams pasiekti. Tokiose organizacijose rašytinis bendravimas dažnai yra kanalas, kuriuo lyderiai kalba apie akcininkus, darbuotojus, klientus, kreditorius, tiekėjus ir bendruomenę. Verslo pranešimai naudojami darbuotojų darbui nukreipti ir asmenų požiūrio įtakai. Žinutės yra priemonė, kuria vadovybė gauna racionalaus verslo sprendimų kritinę informaciją.
Efektyvus verslo pranešimas
Efektyvūs verslo pranešimai laikosi tam tikrų principų. Pavyzdžiui, veiksmingas pranešimas turi aiškų tikslą, pavyzdžiui, suteikti informaciją, paaiškinti organizacijos veiksmus, daryti įtaką būsimiems skaitytojų veiksmams arba pristatyti naujienas. Efektyvus pranešimas taip pat yra orientuotas į auditoriją, o tai reiškia, kad pranešimas atspindi gavėjų poreikius, rašytojo ryšį su skaitytoju, skaitytojo informacijos apdorojimo gebėjimą, esamas skaitytojo žinias ir neatidėliotinus klausimus. skaitytojui. „Harvard Business School“ teigimu, sandorio verslo pranešime naudojamas tik vienas ar du sakiniai, kad būtų išreikštas ketinimas, ir „jis lieka tema“, pateikdamas tik tas sąvokas, kurios yra susijusios su jos pagrindiniu tikslu. Tokius pranešimus taip pat rašo atitinkamas asmuo tinkamu laiku ir tinkamu formatu.
Privalumai
Efektyvūs verslo pranešimai atitinka kelis tikslus, išskyrus informacijos perdavimą. Verslo žinutė suteikia nuolatinį įrašą apie ryšį, kuris gali būti nurodomas kelis kartus arba naudojamas kaip įrodymas. Jūs galite persiųsti pranešimą naudodami skirtingus kanalus, įveikdami geografines ar laiko juostų kliūtis, skirtingai nei tiesioginis ryšys. Rašytinio pranešimo gavimas neatliekamas delsimas, kuris kitaip galėtų įvykti, jei pristatymas priklausytų nuo susitikimo tvarkaraščio. Be to, prieš pristatymą galite kelis kartus peržiūrėti pranešimą, kad įsitikintumėte, jog jis atitinka jūsų ketinimus. Taip pat galite sukurti ir pristatyti pranešimą mažomis kainomis ir labai efektyviai.
Trūkumai
Pranešimų gavėjai gali nesupranti pateiktos informacijos, todėl jums reikia paaiškinti informaciją ir galbūt atidėti verslo sprendimus ar procesus. Be to, negalima užtikrinti, kad būtų gautas pranešimas, pranešimo aiškinimas ar pranešimo turinio konfidencialumas. Verslo žinutė perduodama iš vienos vietos į kitą, todėl neturėsite prieigos prie neverbalinių užuominų, palengvinančių ryšį. Verslo pranešimai taip pat lemia spontanišką bendravimą, o tai gali sukelti blogai apgalvotus pranešimus, kurių pasekmės yra gailios. Be to, verslo pranešimus neapriboja erdvinės kliūtys, dėl kurių gali atsirasti nenumatytas bendradarbiavimas su nenumatytais gavėjais.
Svarba
Šiaurės rytų universiteto Edward Wertheim nurodo, kad apie 70 proc. Verslo laiko praleidžia bendrauja su kitais žmonėmis. Todėl, atsižvelgiant į jų pranašumus ir nepaisant jokių trūkumų, efektyvūs verslo pranešimai yra esminis verslo sėkmės elementas asmeniniu, grupiniu, organizaciniu ar išoriniu bendruomenės lygmeniu.