Kas yra etapo svarba?
Maža įmonė gali valdyti daugelį ne įprastinių užduočių kaip projektus. Toks projektas atlieka įvairius verslo tikslus, įskaitant naujos gamybos linijos sukūrimą ir apskaitos programinės įrangos diegimą. Kai įmonė remiasi kritiniais tikslais įgyvendinamais projektais, jos kompetencija valdant su darbu susijusį darbą daro įtaką verslo sėkmei. Savo ruožtu įmonės efektyvumas valdant projektus priklauso nuo jos gebėjimo užbaigti svarbiausius projekto įvykius - projekto etapus. Dėl to stebėsena ir kontrolė, kuri nustato problemas ir inicijuoja taisomuosius veiksmus, yra kritinis projektų valdymo procesas. Milestono kontrolė yra pagrindinė kontrolės veikla.
Kas turi būti baigta
Kontroliuojant etapus, projektą reikia suskirstyti į diskretiškus pasiekimus, sprendimų priėmimo punktus ir etapus bei stebėti kiekvieno iš šių įvykių užbaigimą, siekiant užtikrinti, kad projekto rezultatai atitiktų projekto tvarkaraštį. Projekto vadovas sukuria pagrindinį tvarkaraštį, kurį sudaro projekto įvykiai ir susijusios planuojamos užbaigimo datos. Tada projekto vadovybė plečia pagrindinį grafiką, kad būtų sudarytas išsamus visų etapų, pasiekimų, sprendimų taškų ir susijusių darbų tvarkaraštis. Į šį išsamų tvarkaraštį taip pat įeina susijusios veiklos pradžios datos, trukmė ir sėkminga bei ankstesnė veikla. Patvirtintas detalus tvarkaraštis tampa pagrindine visų projekto veiklos užbaigimo eiga.
Kas buvo baigta
Vykdant projektą, kiekviena projekto komanda užregistruoja savo darbo eigą ir pasiekimus, įskaitant užbaigtus etapus, palyginimui su projekto tvarkaraščiu. Projekto vadovas nustato projekto būklę, lygindamas faktinius planuojamų projektų veiklos rezultatus su detaliuoju planu. Projekto etapai yra ypač svarbūs dėl galimo neigiamo poveikio projektui, kai nepavyko užbaigti vieno iš šių specialių įvykių, kaip planuota.
Kai baigtas darbas
Dokumentuota darbo eiga ir baigti įvykiai padeda apskaičiuoti bet kokį skirtumą tarp užbaigto projekto ir planuotų užbaigimų. Projekto vadovas remiasi dispersijos ribomis, kad pažymėtų reikšmingus skirtumus tarp faktinės projekto įvykių būklės ir planuojamos įvykių būklės tuo metu. Skirtumas tarp numatytų veiklos įvykdymo datų ir įvykių faktinės būklės rodo galimą projekto rizikos pasikeitimą - teigiamą ar neigiamą -, kuris gali atsirasti dėl skirtumų. Visų pirma, nepavykus užbaigti tarpinių tikslų tvarkaraščio, gali sumažėti tikimybė, kad projektas bus užbaigtas laiku arba biudžete.
Kada bus baigtas darbas
Projekto tvarkaraščio peržiūros metu projekto komanda žymi reikšmingus projekto tvarkaraščio skirtumus, sutelkdama dėmesį į planuojamus etapus. Ekspertų grupė peržiūri su veikla susijusius darbus, susijusius su neišsamiais etapais, kad nustatytų priežastis, dėl kurių faktinis našumas yra didesnis ar mažesnis už planuojamus rezultatus. Tada projekto vadovas apžvelgia darbą, tvarkaraščių skirtumus ir galimas priežastis bei galimą skirtumų įtaką projekto kainai ir tvarkaraščiui. Tada siūlomi korekciniai veiksmai ir projekto vadovas sukuria naują darbo įvertinimą ir patikslintą projekto tvarkaraštį.